Teil 2 der Finance & IT-Serie „Was Billigeres können wir uns nicht leisten“.
Viele IT-Verantwortliche kennen das Ritual, wenn im Zuge von IT-Anschaffungen Controlling und/oder Buchhaltung in der IT-Abteilung anklopfen: Dann geht es stets um eher „trockene“ Themen wie Herstellkosten, Nutzungsdauer oder #Abschreibung. Und irgendwann mittendrin tauscht man sich dann aus, wie mit Software-Wartungskosten umzugehen wäre.
Trotz der allseits forcierten Miet- und Abomodelle gibt es immer noch zahlreiche IT-Lösungen, die auf Kauflizenzen basieren. In solchen Fällen zahlt man in der Regel einmalig den Lizenzpreis und periodisch sogenannte Software-Wartungskosten (maintenance) als Prozentsatz des ursprünglichen Lizenzpreises. In den meisten Fällen umfasst die SW-Wartung das Recht, Lizenzen für die nächsthöhere Version ohne Zusatzkosten zu erwerben.
Die Frage, ob man sich für eine SW-Wartung entscheiden sollte, hängt sicherlich zum einen von der geplanten Nutzungsdauer und nicht zuletzt von den Lizenzbedingungen des Herstellers ab. Die allermeisten Kauflizenzen im Business-Bereich gibt es ausschließlich in Kombination mit dem Abschluss eines Software-Wartungsvertrages.
Aber wann ist nun SW-Wartung als OPEX und wann als CAPEX anzusetzen?
*SW-Wartungsaufwände, die sich auf ein Wirtschaftsjahr beziehen gelten in der Regel als operative Betriebsaufwendungen und werden zur Gänze in die Kosten des Wirtschaftsjahres eingerechnet.
*SW-Wartungsaufwände, die zeitgleich mit der Lizenz eingekauft werden und im Voraus – z.B. für 3 Jahre – zu bezahlen sind, könnten durchaus gemeinsam mit der Lizenz (soweit ohnehin kein geringwertiges Wirtschaftsgut) als CAPEX in den Herstellkosten aktiviert und als AfA über die erwartbare Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Spannend ist gerade im Software-Bereich immer, (a) welche voraussichtliche Nutzungsdauer für eine Lösung/Version angenommen wird und (b) wie sich diese zur vorab bezahlten Wartungsdauer verhält.
Kommen hardwaregebundene OEM-Lizenzen mit ins Spiel, gilt es bei der Nutzungsdauer auch die anzunehmende Betriebsdauer der HW-Komponenten in die Überlegungen einzubeziehen.
Wie geht es Ihnen bei solchen Fragestellungen?